בעלי עסקים, בעלי חברות, ראשי עמותות וארגונים, אמנים, אנשים פרטיים ובעלי מקצוע אחרים, נדרשים לא פעם לשכור אולם בו יוכלו להשתמש בשביל לערוך אירועים מסוגים שונים.
למשל, חיפוש אחר אולמות להשכרה נדרש כשרוצים לערוך אירוע (פתוח או סגור), להציג תערוכה, לקיים הרצאה, כנס, ועידה או אפילו אירועים פרטיים כמו חתונות, בריתות, בר ובת מצווה ועוד. למעשה, בכל סיטואציה בה רוצים לערוך אירוע עם עשרות אורחים ומעלה, אזי מוטב לחפש אולם המיועד ומותאם לכך.
חיפוש אולמות להשכרה הוא לא דבר פשוט. הרבה פעמים נהוג להתייחס רק להיבט של האולם עצמו, דבר חשוב וחיוני, אך זה לא הדבר היחידי שצריך לבדוק ולבחון. האולם אומנם עומד במרכז החיפוש ואין ספק, מה שהוא מציע ישפיע על ההחלטה האם לבחור בו או לא, אך זה לא הדבר היחידי שישפיע על ההחלטה הסופית. קיים מכלול של שיקולים שצריך להתייחס אליהם ולקחת בחשבון.
לפני שנסביר מה הם אותם דברים שצריכים ויכולים להשפיע על בחירת אולם להשכרה, חשוב לציין, ככל שמתחילים את תהליך החיפוש מוקדם יותר וככל שבוחרים מהר יותר אולם, כך אפשר לשריין מקום בתאריך הרלוונטי וכן אפשר להתחיל לתכנן את האירוע שרוצים לערוך. מוטב לקבל החלטות במהרה ולא להמתין לרגע האחרון.
דברים שחשוב לשים לב אליהם בתהליך החיפוש
באופן טבעי, הפרמטר הראשון שישפיע בתהליך אחר אולמות להשכרה הוא האזור או היישוב בו רוצים לערוך את האירוע. ברגע שמכוונים לאזור או ישוב מסוים, אז מצמצמים באופן ניכר את תהליך הבחירה ואפשר לברור בצורה יותר נוחה ומהירה את האולמות אותם נבדוק, לפני שנחליט.
פרמטר נוסף על פיו ייבחר האולם, הוא סוג האירוע וכמות המוזמנים אליו. יש הבדל בין אירוע פרטי לעסקי, בין אירוע כמו מסיבה להרצאה או תערוכה, כל אחד מהם דורש סוג אולם אחר במבנה וכן בגודל. לכן אפיון האירוע וכמות המוזמנים הצפויה, הם פרטים חשובים בתהליך הבחירה.
עוד פרמטר שיכול להשפיע אלו תנאי המקום. אם למשל רוצים לארגן אירוע וזקוקים לאמצעי מולטימדיה, שירותי מזון או דברים אחרים, צריך לבדוק האם המקום מציע ומספק אותם או להבדיל, אם אפשר להזמין מבחוץ והמקום יהיה מסוגל להכיל אותם. תנאי הלוגיסטיקה במקום יכולים להשפיע באופן דרמטי על היכולת לתכנן ולארגן את האירוע וכן לערוך אותו. אם התנאים אינם מתאפשרים, אזי שהתהליך עלול להיות ארוך, מסורבל ולא בהכרח להביא לתוצאות שאנחנו מייחלים להן.
פרמטר חשוב אחר הוא, המיקום של האולם והיכולת של האורחים להגיע אליו בצורה נוחה. המקום צריך להיות זמין לתחבורה ציבורית, תחבורה פרטית. אין טעם לחפש אולמות להשכרה בקצה של העיר, אם אין אפשרות נוחה להגיע אליהם או שזה דורש תכנון מורכב מצידנו כמארגנים או מצד האורחים שלנו. זה עלול לפגוע במוכנות שלהם להגיע אליו.
