בעולם מתקדם ומהיר בעלי עסקים מכל קשת המקצועות מבקשים לעצמם דרכים נוחות ויעילות יותר להתנהלות, כאשר הקדמה והטכנולוגיה מציעים פתרונות ישימים שכל אחד ואחת יכולים ליישם. עסקים פטורים, עסקים מורשים וחברות עושים שימוש במערכות מתקדמות לחתימה מרחוק כדי להקל על לקוחותיהם, אך גם כדי לשפר את התהליכים הפנימיים בתוך החברה. כיצד מערכת חתימה ירוקה עובדת בפועל ומדוע היא נחוצה כל כך לעסקים? כדאי להמשיך לקרוא.
מהי חתימה ירוקה?
עד לפני כמה שנים היינו רגילים שכל מה שקשור לעסקים מתנהל בנייר או לכל היותר במייל. לא היה תחליף לחתימה הידנית שקבעה משפטית שהתבצעה עסקה בין שני צדדים, בין אם מדובר על הזמנת עבודה, קבלה על שירות מסוים או תיחמה על הסכם שירות. כיום הכלים בעסקים השתנו, ועם התקדמות הטכנולוגיה ניתנה האפשרות לבצע חתימה ירוקה – כזו שמתבצעת באופן דיגיטלי לחלוטין והיא מאפשרת חתימות מרחוק שהן קבילות חוקית ומחייבות ממש כמו חתימה על נייר. כיום עסקים עושים יותר ויותר שימוש בתוכנות החתימה הירוקה מתוך הבנה שאלה מספקות להם יתרון על מתחריהם אך הן גם משפרות את תדמית העסק כמו גם את התהליכים הפנים ארגוניים בתוכו.
אילו שימושים נוספים יש לאפליקציות החתימה הירוקה?
תוכנה שמאפשרת חתימה ירוקה תאפשר למעשה את האפשרות לבצע החתמות מרחוק של לקוחות וביצוע פעולות רבות ובהן הוצאת חשבונית, הוצאת קבלות דיגיטליות קבילות, הוצאת חשבוניות מס וכל זאת על ידי דף דיגיטלי נוח למשתמש ובו לוגו החברה ובה חתימה קבועה. המערכת מאפשרת מעבר לנוחות זו גם את שמירת המסמסים כנאמנים למקור ובהם ניתן לעשות לאחר מכן שימוש נרחב בעת הגשת דוחות חודשיים ושנתיים למס הכנסה ולמע"מ. המערכת שומרת את הנתונים כך שניתן להפיק את הדוחות ביתר קלות ונוחות, וזאת ללא טעויות ותוך יצירת גרפים ותזכורות שונות שמסייעות לניהול העסק השוטף.
מאילו יתרונות נהנים מי שעושים שימוש במערכת חתימה ירוקה?
יש לא מעט יתרונות למעבר למערכת דיגיטלית של חתימה ירוקה וככל הנראה המשמעותי הוא החיסכון בזמן ובמקום. העידן בו חברות ועסקים שומרים לעצמם ניירת עבר מן העולם – הכול היום מאוחסן דיגיטלית בצורה נוחה עם הטמעת הנתונים על גבי תבנית מוכנה מראש. בצורה כזו העסק יכול לחסוך זמן רב, כוח אדם, מקום פיזי וכמובן שהתדמית שלו מושפעת מכך. אנשים ובמיוחד אנשים צעירים כבר חיים את העידן הדיגיטלי, הם מצפים שעסקים יספקו להם שירותים מקוונים, נוחים ויצירתיים, והם רוצים שהכול יקרה כאן ועכשיו. המערכת הדיגיטלית המהירה מאפשרת לעסקים גם למצוא בקלות את המסמכים במידה ויש בהם צורך בשלב מאוחר יותר. ניתן לעשות זאת מכל מקום ובכל זמן, ולשלוח את הטפסים בנוחות לכל צורך שעולה באופן דחוף.
עוד יתרון משמעותי שיש למערכת הדיגיטלית היא האפשרות לספק לעסק להנפיק טפסים באופן דיגיטלי עבור העובדים עצמם, למשל טופס 116 או טופס 101 המשמשים את העובדים השונים במהלך השנה.
איך התוכנה עובדת בפועל?
כאשר עסקים נכנסים לראשונה למערכת מקוונת של חתימה ירוקה, עליהם להזין פרטים בסיסיים, להכניס את הלוגו ואת התבנית וצבעים שיהיו למסמכים השונים שיונפקו על ידם. ניתן לבחור מתוך דוגמאות רבות של עיצובים בהתאמה אישית. מוסיפים לאחר מכן את רשימת הלקוחות ומתחילים לבצע פעולות באופן מקוון ונוח במהלך כל השנה. בעת הצורך לשם הנפקת דוחות ניתן לעשות שימוש בנתונים המדויקים אותם המערכת אוספת וליהנות מנוחות רבה גם בניהול הכלכלי של העסק.
